Im Dezember trafen wir uns im Sitzungsraum mit unserer Kollegin der Stabstelle Prozessmanagement und Informationstechnik, Silke Perling, die den Workshop mit uns durchgeführt hat.
Zu Beginn starteten wir mit einer kleinen Vorstellungsrunde, um uns näher kennenzulernen und um einen guten Einstieg in den Tag zu finden. Bei unserer Vorstellung fertigten wir Steckbriefe der anderen Azubis an und wurden auch gefragt, wie wir uns unsere private oder berufliche Zukunft in 30 Jahren vorstellen. Dabei wurde deutlich, dass Digitalisierung eine immer größere Rolle spielen wird, sowohl in unserem privaten als auch in unserem beruflichen Leben.
Nach der kurzen Einführung folgte der theoretische Teil des Workshops. Beim sog. „World Café“, einer Übung, die das gemeinsame Denken und den Ideenaustausch fördert, wurden drei Zweierteams gebildet und jedes Team versuchte gemeinsam Antworten auf folgende Fragen bzw. Punkte zu finden:
- Was verstehst du unter dem Begriff Digitalisierung?
- Was fällt dir zum Begriff KI ein?
- Nenne Themen der digitalen Verwaltung.
Nach fünf Minuten wechselten die Teams die Fragen und ergänzten die Antworten des vorherigen Teams, solange bis jedes Team einmal an jeder Frage gearbeitet hat. Anschließend wurde über die gemeinsamen Ergebnisse diskutiert und offene Fragen geklärt.
Außerdem schauten wir uns einen Bericht über den „Amt-O-Mat“ der Verbandsgemeinde Vordereifel an und diskutierten, ob dies eine Möglichkeit ist, Behördengänge für die Bürgerinnen und Bürger zu erleichtern. Der Amt-O-Mat ermöglicht die Inanspruchnahme von Verwaltungsdienstleistungen auch außerhalb der Dienstzeiten der Verwaltung, wie zum Beispiel die Antragstellung und Abholung von Dokumenten.
Auch lernten wir verschiedene Begriffe im Rahmen der Digitalisierung kennen, also was man darunter versteht und wie man diese voneinander unterscheidet. Ebenso thematisierten wir verschiedene Möglichkeiten der Identifikation, Information und Organisation im Rahmen der Digitalisierung. Aber auch auf gesetzliche Regelungen, wie zum Beispiel das Onlinezugangsgesetz (OZG), wurde eingegangen.
Des Weiteren besprachen wir das „Smart-City“-Konzept. Dieser Begriff beschreibt das Konzept einer Stadt, in der der Technologieeinsatz unterschiedliche Probleme der Stadtentwicklung lösen soll. Die Stadt soll mit Hilfe der Digitalisierung effizienter, nachhaltiger und fortschrittlicher sein. Beispielsweise kann in den Bereichen Transport und Mobilität, Verwaltung sowie Sicherheit und Bildung durch die Digitalisierung ein Mehrwert erreicht werden.
Die letzte Übung behandelte das Thema der „Geschäftsprozesse“. Dafür bildeten sich zwei dreier Gruppen, die sich jeweils gemeinsam den Prozess „Beantragen eines Personalausweises“ widmeten. Jede Gruppe bekam Karten, die die einzelnen Prozesse darstellten. Diese Prozesse ordneten wir an der Pinnwand nach der Zuständigkeit und der Reihenfolge, von oben nach unten, an. Diese Übung hatte zum Ziel, Prozesse vollständig zu erfassen und das Gelernte in die Praxis umzusetzen.
Im Rahmen des Workshops haben wir interessante und vielfältige Einblicke in die Digitalisierung erhalten und auch gesehen, welche innovativen Möglichkeiten sie hinsichtlich der Arbeit in der öffentlichen Verwaltung bietet.
Wir hoffen, auch eure Neugier und euer Interesse für Digitalisierungsprozesse geweckt zu haben.
Eure Azubis und Anwärter der Verbandsgemeindeverwaltung Daun
Julia, Larissa, Maurice, Niklas, Stella und Tara
